ACTIVIDAD 3. INCORPORACION

ACTIVIDAD 3. INCORPORACION

1.- DESCRIBA COMO SE UTILIZAN  LAS FUENTES DE ATRACCIÓN DE TALENTOS

El término atracción está asociado también, al proceso de hallar seguidores para determinado propósito. Es la búsqueda constante de personal altamente capacitado para ocupar un puesto en un determinado tiempo. Genera una serie de sistemas de información para conocer detalles sobre el conocimiento y la capacidad de cada individuo que forma parte de esa estructura organizacional.
 

Asimismo puede definirse como el conjunto de actividades y procesos que se realizan para conseguir un número suficiente de candidatos potencialmente calificados, para que la organización pueda seleccionar a aquellos que cubran sus necesidades de trabajo.

Las empresas deben conocer sus cualidades distintivas para lograr atraer a los candidatos que requieren y así alcanzar sus metas en las unidades de negocio que conforman  la organización: finanzas, mercadotecnia, tecnología, ventas, etc.

Debemos considerar 3 elementos básicos para atraer el talento a una empresa:

1.- Perfil y descripción del puesto

2.- Niveles de desempeño/habilidades para el puesto

3.- Capacidad de la empresa para promover este puesto, planes de carrera, futuro dentro de la organización

La persona encargada de atraer talento en una PYME o  en un modelo de negocio de Emprendedurismo debe:

a)     Contar con una inteligencia dinámica, habilidad analítica y sensibilidad especial para concebir y presentar alternativas de los candidatos idóneos.

b)     Facilidad para tomar decisiones con objetividad e imparcialidad.

c)     Actuar con una esfera de comprensión hacia la gente. Inspirar confianza y conseguir la cooperación de otros.

d)     Sentido práctico para apoyarse en teorías que puedan adecuarse a programas y metodologías de trabajo para seleccionar a la persona adecuada al puesto.

e)     Estar actualizado en las técnicas de atracción de talento, así como en las tendencias del mercado para enganchar al candidato con el ofrecimiento económico de la empresa, crecimiento (planes de carrera), aprendizaje continuo, conocimiento para formarse profesionalmente, evaluación de sus méritos, etc.

f)      Habilidad para encontrar profesionales que colaboren al desarrollo integral de los objetivos en el trabajo y que faciliten la consecución de resultados individuales y organizacionales que eleven la productividad en el trabajo.

g)     Comprender la especialización de puestos que requiere la empresa. Requiere una interacción muy cercana con el Dueño o Director General para conseguir el talento que tenga un enfoque de compromiso y responsabilidad y un sentido de ética para conducirse con integridad en el trabajo.

h) Ser creativo para conseguir con pocos recursos económicos profesionistas proactivos, innovadores, que comprendan la visión de la empresa, dispuestos a ser auto didactas, capaces de colaborar en equipos multidisciplinarios y que ejecuten planes con calidad y excelencia.

i)      Tener la flexibilidad de buscar fuentes de reclutamiento de manera formal pero apoyarse en los nuevos esquemas de redes sociales, referidos, amigos, enlaces con Universidades, promociones internas, para eficientar tiempos de respuesta.

j)      Optimizar costos, buscar también la participación de recursos humanos en esquemas de outsourcing, de tiempo parcial, la contribución de becarios. La posibilidad de realizar el trabajo desde casa (home office), para que la empresa lleve a cabo sus proyectos con éxito sin tener que mantener una nómina fija durante todo el año.

Una vez que sepamos quién nos apoyará para atraer al personal a la organización, podremos hablar sobre algunas técnicas para hacer efectivo el proceso de atracción de personal.

COMO SE EFECTÚA LAS INCORPORACIÓN DE LAS PERSONAS

Definir el perfil del postulante

En primer lugar debemos determinar las competencias o características personales que debe cumplir una persona para que pueda postular al puesto que estamos ofreciendo.

pasos para incorporar personal

Debemos tener en cuenta que cada puesto requiere de personas con diferentes competencias o características, por ejemplo, las características de una persona que postule a un puesto de ventas (en donde se necesitan personas extrovertidas y con habilidad para relacionarse con los demás), serán muy diferentes a las características de una persona que postule a un puesto en el área de finanzas (en donde se necesitan personas más analíticas).

Para definir el perfil del postulante, debemos determinar requisitos para el puesto al cual se postula, pero también, requisitos generales que se aplican para cualquier puesto en la empresa, por ejemplo, la capacidad para adaptarse al ambiente o a la cultura de ésta, o la capacidad para llevarse bien con los demás trabajadores.

Para poder definir mejor las competencias o características requeridas, podemos dividirlas en las 3 Ss: Saber, Saber hacer y Ser:

    Saber: conocimiento e información: qué conocimientos e información debe poseer el postulante.

    Saber Hacer: habilidad (algo innato) y destrezas (habilidad en acción, por ejemplo, en el uso de algún instrumento): qué habilidades y destrezas queremos que tenga.

    Ser: personalidad, valores, actitudes: qué valores y actitudes queremos que posea. Ejemplos de actitudes podrían ser capacidad para aprender rápidamente, capacidad para trabajar en equipo, capacidad para lidiar con otros trabajadores, espíritu de decisión, equilibrio entre el trabajo y la vida personal, etc.

2. Búsqueda o reclutamiento

En este segundo paso buscamos, reclutamos o convocamos a las personas que cumplan las competencias o características personales que hemos determinado anteriormente en el perfil del postulante (sin necesidad de que tengan que cumplir todas ellas).

Para ello podemos hacer uso de fuentes internas o externas:

Fuentes internas

    recomendaciones: consisten en postulantes que son recomendados por nuestros propios trabajadores. Debemos tener en cuenta de que un recomendado es válido sólo para postular y no para trabajar. La ventaja del uso de recomendaciones está en el hecho de que la persona que recomienda, al saber que se juega su prestigio, suele recomendar a personas que realmente considera que podrían serles útiles al negocio.

    prácticas: consiste en tomar como postulantes a los practicantes que ya estén colaborando con nosotros de manera temporal.

    archivos o bases de datos: consiste en tomar como postulantes a personas que hemos evaluado anteriormente, o que ya antes nos habían dejado su solicitudes o currículums.

Fuentes externas

    avisos o anuncios: consiste en poner avisos o anuncios en diarios, Internet, instituciones, etc. La ventaja de éste método es que podemos llegar a una gran cantidad de personas. La desventaja es que implica un mayor tiempo y costo, por lo que es recomendable que al redactar los avisos, seamos lo más específicos posibles en cuanto a los requisitos. Un buen lugar en donde poner nuestros avisos son las instituciones educativas, en donde podemos conseguir personal joven y con conocimientos actualizados.

    agencias de empleo: empresas que ofrecen postulantes con determinadas competencias y características ya definidas por ellos.

    la competencia: empresas competidoras, de las cuales podemos obtener postulantes capacitados y con experiencia.

    consultoras de personal: empresas especializadas en buscar y ofrecer postulantes, pero a un costo muy elevado.

3. Evaluación

El siguiente paso consiste en evaluar a los postulantes que hemos reclutando o convocado, con el fin de elegir entre todos ellos al más idóneo (o a los más idóneos) para el puesto que estamos ofreciendo.

La etapa de evaluación la podemos dividir en los siguientes pasos:

    entrevista preliminar: consiste en hacerle llenar al postulante una hoja o formulario de solicitud de empleo en donde señale su información básica, y luego en tomarle una primera entrevista informal.

    prueba de conocimiento: consiste en tomarle una prueba oral y escrita con el fin de determinar si cumple con los conocimientos necesarios para el puesto.

    prueba psicológica: consiste en tomarle una prueba psicológica con el fin de determinar su equilibrio emocional.

    entrevista final: consiste en hacerle una entrevista más formal y estricta que la primera.

Es posible obviar algunas de estas etapas con el fin de ahorrar tiempo y reducir costos, sin embargo, mientras más formal y estricto sea este proceso de evaluación, más posibilidades tendremos de contratar a la persona indicada para el puesto.

4. Selección y contratación

Una vez que hemos evaluado a todos los postulantes, el siguiente paso consiste en seleccionar entre todos ellos al que mejor (a los que mejor) desempeño haya tenido en las pruebas y entrevistas, es decir, seleccionar al postulante (o a los postulantes) más idóneo para cubrir el puesto vacante.

Y acto seguido, pasamos a contratarlo, es decir, a firmar junto con él un contrato en donde señalemos el cargo a desempeñar, las funciones que realizará, la remuneración que recibirá, el tiempo que trabajará con nosotros, y demás aspectos que podrían ser necesario acordar.

5. Inducción y capacitación

Y, finalmente, una vez que hemos contratado al nuevo personal, el siguiente paso consiste en tratar de que se adapte lo más pronto posible a la empresa (que conozca los procesos, políticas, normas, etc.) y a su nuevo puesto (que conozca sus funciones, tareas, horarios, etc.).

Para ello, podemos empezar por darle a conocer las instalaciones y áreas de la empresa, presentarle a sus supervisores y nuevos compañeros, y luego asignarle un “tutor” que se encargue de enseñarle todas las particularidades de su nuevo puesto.

COMO SE APLICAN LAS TÉCNICAS PARA UBICAR A LAS PERSONAS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

Para la ubicación de las personas dentro de la organización tenemos los siguientes pasos:

Paso I: Determinar el uso de la información resultante del análisis de puestos. Se empieza por identificar el uso que se le dará a la información, ya que eso determinará el tipo de datos que se reúnan y la técnica que se utilice para hacerlo.

Paso II: Reunir información sobre los antecedentes. A continuación, es necesario revisar la información disponible sobre los antecedentes, como es el caso de los organigramas, diagramas de proceso y descripciones del puesto. Los organigramas muestran la forma en que la posición en cuestión se relaciona con otros puestos y cuál es su lugar en la organización. El organigrama debe identificar el título de cada población y, por medio de líneas que las conectan, debe mostrar quien debe reportar a quién y con quién se espera que la persona que ocupa el puesto se comunique.

Una tabla de proceso ofrece una comprensión más detallada del flujo de trabajo que la que se puede tener con un organigrama. En su forma más simple, un diagrama de proceso muestra el flujo de insumos y productos del puesto estudiado.

Paso III: Seleccionar las posiciones representativas para analizarlas. El siguiente paso es seleccionar varias posiciones representativas que serán analizadas. Esto es necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar y cuando toma demasiado tiempo el análisis de, por ejemplo, las posiciones de todos los trabajadores de ensamblaje.

Paso IV: Reunir información del análisis del puesto. El siguiente paso es analizar realmente el puesto obteniendo los datos sobre las actividades del mismo, las conductas requeridas de los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos.

Paso V: Revisar la información con los participantes. El análisis de puestos ofrece información sobre la naturaleza y funciones del puesto, esta información debe ser verificada con el trabajador que lo desempeña y el superior inmediato del mismo. El verificar la información ayudará a determinar si ésta es correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados. Este paso de "revisión" puede ayudar a obtener la aceptación del ocupante del puesto con relación a los datos del análisis que se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la descripción de las actividades que realiza.

Paso VI: Desarrollar una descripción y especificación del puesto. En la mayoría de los casos, una descripción y especificación de un puesto son dos resultados concretos del análisis de la posición; es común que se desarrollen posteriormente. La descripción del puesto es una declaración por escrito que describe las actividades y responsabilidades inherentes al puesto, así como las características importantes del mismo tales como las condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificación del puesto resume las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo, y podría ser un documento separado o en el mismo documento que la descripción del puesto.

COMO ES LA PREPARACIÓN  Y LA PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE ORIENTACIÓN

Una vez que se ha hecho la selección de la persona adecuada para el puesto, una persona con conocimientos y es posible que experiencia con respecto al puesto que va a afrontar, es momento de orientar a esta persona en la empresa para que la conozca y se adapte a ella lo antes posible.

Hay que tener en cuenta que la nueva persona va a desempeñar un puesto en la empresa y cuantos más conocimientos y herramientas tenga para desempeñar este puesto mejor serán sus resultados en la empresa, y si se siente con una buena acogida mejor será también su entusiasmo y ganas de trabajar. Es importante que la persona se sienta parte de la empresa desde el momento mismo en que se le comunica que es contratada.

Muchas empresas entregan un*dossier institucional* de la empresa. Este dossier debe ser leído por el nuevo empleado para conocer un poco más sobre la empresa en que se incorpora, pero en muchas ocasiones no se lee, por lo que no hay que conformarse sólo con ofrecer este dossier a la empresa. De hecho, en ocasiones ni si quiera es necesario si se le ofrece una buena orientación al nuevo empleado.

Lo primero que hay que hacer es dar la *bienvenida* al nuevo trabajador de la empresa. Se debe comunicar el tipo de negocio, la historia, la misión, visión y valores así como los objetivos de la empresa.

La nueva persona que se incorpora debe conocer también la*estructura organizacional de la empresa*. Por eso mismo, se le debe explicar quién  compone la empresa, el organigrama, las funciones de su departamento, de la dirección, etc.

Se debe explicar al nuevo empleado cuáles son las políticas corporativas. Es decir, los horarios de trabajo, uso de espacios comunes, normas de conducta,  etc. Esto es muy importante para que la nueva persona conozca más aspectos de la empresa

Es necesario que los empleados conozcan sus*responsabilidades dentro de la empresa* y el puesto que ocupa. Por eso, se le debe hablar acerca del puesto que va a ocupar, sus funciones y responsabilidades.

Es muy importante que se haga una ruta con la nueva persona dando a conocer las *instalaciones de la empresa*, el lugar de su puesto de trabajo, y en definitiva que conozca todas las partes que componen el edificio en el que va a trabajar.

Es necesario que sepan también a quién pueden hacer más preguntas o dudas en el momento en que surjan. En este punto, si se les ha orientado bien es muy posible que no tengan tantas dudas. En todo caso, antes de dejar a la persona en su puesto de trabajo, es necesario preguntarle si tiene alguna duda.

Es necesario crear un *buen clima de ambiente de trabajo* para que los demás trabajadores no se sientan amenazados por la nueva presencia o empiecen a tratar a la otra persona como una más. Esto es un aspecto más complicado, ya que en muchas ocasiones algunas personas sienten al nuevo como un intruso, como una amenaza o como una molestia. El trabajador tardará unos pocos días para adaptarse a la empresa y conocer a la perfección su puesto de trabajo, por lo que hay que facilitar que esos primeros días se sienta bien.

Para que esto sea más fácil, se debe reunir a los demás trabajadores e informarles de la nueva incorporación, ofreciendo algunos datos sobre la nueva persona que va a entrar así como el puesto que va a ocupar, motivando a que lo hagan sentir bien y lo ayuden en todo lo posible en estos primeros días.

Algunas empresas se encargan de que algún directivo hable e incluso tome algo con los nuevos empleados de manera informal, todo ello para que ambas partes se conozcan un poco más. Esta reunión, si se produce, debe ser lo más natural e informal posible para que el trabajador se sienta bien.

Es necesario saber orientar al nuevo trabajador en la empresa, de manera que conozca todo lo que le es necesario para desempeñar su puesto de trabajo y conocer los aspectos necesarios de la empresa para “no meter la pata”. Además de orientar, se debe apremiar al nuevo empleado a que pregunte todas las dudas que tenga por muy tontas que puedan parecerle. Se le debe hacer ver que, aunque en principio pueda encontrarse algo desorientado, tardará muy poco tiempo en adaptarse a la empresa y su puesto de trabajo. En unos días será uno más, así que hay que facilitarle las cosas en sus primeros momentos.

COMO SE DESARROLLA EL PROCESOS QUE PERMITE EL INVOLUCRAMIENTO DE LAS TRABAJADORES Y TRABAJADORAS A LA ORGANIZACIÓN.

Este término describe una diversidad de técnicas, como la facultación del empleado, la autonomía del mismo, la gerencia participativa, entre otros. Todos ellos poseen un fundamento común, que no es más que el involucramiento del empleado con la organización, que se refiere al proceso participativo que emplea la capacidad del empleado y se encuentra planteada para estimular un compromiso, cada vez más orientado hacia el logro del éxito de la organización en general.

Podemos decir entonces, involucrar a los individuos en las decisiones que tiene que ver directamente con ellos y al incrementar su autonomía y autocontrol sobre sus actividades laborales, logrará que se sientan más motivados y comprometidos con su organización, presentarán mayor desempeño, serán más productivos y estarán más satisfechos.

Es necesario aclarar que, la participación constituye una parte importante del proceso de involucramiento, mas no es exactamente lo mismo, se podía decir que es un subgrupo.

Algunos programas del involucramiento del empleado son:

• Gerencia participativa: Es el proceso en que las decisiones se toman de manera conjunta por subordinados con superiores inmediatos.

Se promueve en muchos casos porque se cree que ella optimiza el clima posiblemente dañado de la organización por diversos factores, así como la baja productividad de la misma.

No obstante, para que la gerencia participativa funcione debe haber un periodo de tiempo adecuado para participar, los temas deben ser importantes para los subordinados, así como también es necesario que los empleados posean la suficiente capacidad para participar y además la cultura organizacional debe apoyar esta participación. 

La gerencia participativa se da por el hecho que a medida que los trabajos se tornan más complejos, esta participación permite que contribuyan los que más saben, obteniéndose de esta manera mejor calidad en la toma de decisiones. La interdependencia en las tareas de los empleados, requiere de la consulta con la gente de los demás departamentos y elementos de trabajo, creándose de esta manera la necesidad de formarse equipos o grupos para tratar de encontrar solución a los problemas que afecten a todos en conjunto. Esta participación aumenta el compromiso de los empleados en las decisiones, y además brinda recompensas intrínsecas para los mismos; así como posee una influencia todavía no comprobada en algunas variables como la productividad, la satisfacción en el trabajo, entre otras. Su uso bien puede ser favorable para la organización, dependiendo de su aplicación, y por lo tanto no seguro para mejorar el desempeño del empleado.

• Participación Representativa: Se refiere al hecho que los empleados se encuentren representados por un pequeño grupo de empleados, que son los que participan realmente en la toma de decisiones. Tiene como objetivo, redistribuir el poder de la organización, colocando la fuerza laboral sobre unas bases más equilibradas con los intereses de los accionistas y de la gerencia.

Posee dos maneras comunes de participación:

a. Consejos de trabajos: Unen a los empleados con la gerencia. Son grupos de trabajadores elegidos, que deben ser consultados cuando la gerencia tome decisiones que involucra al personal. 

b. Juntas representativas: Se encuentran formadas por empleados que se presentan a las juntas de directores de la organización y representan los intereses de los empleados de la compañía.

La participación representativa constituye la manera más legislada de participación del empleado en todo el mundo.

Sin embargo la influencia que posee esta participación solamente es mínima, es decir que el valor de ella es únicamente simbólica.

• Círculos de calidad: Se refiere a un grupo de trabajo de 8 a 10 empleados y supervisores que poseen un área compartida de responsabilidades. Se reúnen de manera periódica, durante el tiempo de trabajo en la organización y en sus propios locales, para examinar problemas de calidad, indagar las causas de dichos problemas, sugerir soluciones y realizar actos correctivos. Adoptan la responsabilidad de resolver los problemas de calidad y generan y evalúan su propia retroalimentación. La gerencia posee el control sobre la decisión final en relación con la puesta en práctica de las soluciones recomendadas. Parte del concepto de círculo de calidad incluye enseñar, a los empleados que participen en él, las habilidades para manifestarse en grupo, tácticas de calidad, técnicas de medición y análisis de problema. Los círculos de calidad puede afectar positivamente la productividad, pero esto no se cumple necesariamente. Por lo general muestran poco o ningún efecto en la satisfacción del empleado. 

A pesar que los círculos de calidad son una manera fácil en que la gerencia pusiera en práctica la participación del empleado, el poco compromiso y planeación de la gerencia, hizo que estos círculos fallarán en occidente generalmente.